举办公关活动如何寻找场地

举办公关活动如何寻找场地？

 时间：2018年5月12日 ‖ 作者：华美传媒 ‖ 标签：年会创意

   企业需要举办一场公关活动,,必然也会有活动场地的需要，举办活动策划选择活动场地要考虑的要素主要考虑以下几点：按照人数的规模，实地考察活动场地环境，以及客户对场地的特殊需求。

1、依照人数规模(多少人或多少坪场地)向饭店或会议中心询问可否订位，通常会从地点比较方便的几家开始询问，如果没有适合场地，才会去询问其他地点，通常比较热门的场地常常会先被预约，我们就只能排在waiting list,所以还会另外订1-2家适合的场地作为备案。(所谓的waiting是指有人先订了，但是没有付钱，所以还有很大的机会排到)，我们需要知道下列讯息：

A) 有哪几间符合人数规模的场地可供预定或是waiting,各是几坪，场地费一个时段多少钱(通常是早上、下午或晚上三个时段)。场地容纳人数会依活动性质而不同，如果是记者会，通常摆4-6人圆桌，容纳的人比较少、如果是研讨会，摆教室型(即长条桌加椅子)，容纳的人数较多，若是演讲，摆听讲型，仅摆讲台和椅子，可容纳最多人。

B)提前进场布置需要加多少钱，很重要!(因为有时候如果场地布罝比较费工，下午的活动可能早上8 点场佈公司就要进场;早上活动前一晚要进场)，通常饭店会打六折或更低。

C)其他设备是否加钱，加多少：投影机、投影幕、麦克风、扩大机及音响设备、拉电线(多少瓦)、舞台板、若是国外来宾演讲，场地有无即时口译设备。

D)餐点场地是否提供，还是需要外叫、如何计价。

E)场地平面图。

2、当客户口头上表示偏好后，我们会和饭店还有场佈公司约时间去实际看场地，以免平面图的感觉和现场不同。

A)场地形状是否适合举办活动，或场地该如何布置。

B)场地挑高：有些活动需要特别高的场地。

C)舞台是否由场地提供，还是需要由外面场佈公司提供，提供的舞台多大多高，舞台摆在那边。

D)投影幕摆在哪边，可否移动，投影机是固定式的吗?还是摆在桌子上？

E)灯光在什么位数量是否符合活动所需，还是由场佈公司外加灯(那就必须拉电线，通常场地方 会再另收一笔费用）

F)菜单内容，饭店通常一人份至少要300-400元，若非用餐时间，可只点实际人数的3/4份就好。 

G)是否提供免费的停车券(通常饭店自有停车场会提供数量不等的停车券)，若无停车场，附近最近的停 车场在哪？

H)接待桌位提供几个接待牌(从门口指引至活动场地）

3、特殊需求：有些活动需要进车子或乐器，所以可能需选在户外幵放场地，或者是一楼，这就要费功夫寻找。

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